Gestión de Archivos

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    Programa Web de Gestión de Asociaciones cuyo principal objetivo es minimizar el tiempo que la directiva dedica a la gestión de la asociación y la comunicación con los socios, a la par que aumenta radicalmente el control, la comunicación, la seguridad, la disponibilidad y la prestación de servicios.

    lo único necesario es un navegador web para trabajar desde cualquier terminal del mundo sin instalación previa, sin problemas de virus y con las máximas garantías de seguridad.

    El sistema de archivos o ficheros que maneja la aplicación se basa en una parrilla de datos que nos permite la ordenación, multiselección y búsqueda inteligente de cualquier ficha de forma instantánea, permitiendo incluso, la búsqueda excluyente del criterio solicitado y la agrupación de fichas por grupos, cuota, población, etc...
    En la gestión de socios y protocolo el sistema permite confeccionar grupos para agilizar la localización de estas fichas para el envío de SMS, correo, etc... Otra característica común del sistema de archivos es la exportación de fichas a formato Excel para su tratamiento externo.

      Socios
    • Gestión de grupos:

      G-Socios permite mantener y recuperar fichas relacionadas por criterios propios de los gestores y mantener la comunicación con ellos de forma específica mediante SMS, correo electrónico, etc ( Junta Directiva, Niños, Grupos de Trabajo, ...)

      Vínculos: Permite mantener relacionados los miembros de una unidad familiar que compartan el mismo domicilio o cuenta de domiciliación bancaria. Esta utilidad permite, si se desea, emitir una sola etiqueta postal por domicilio y generar un solo recibo en una remesa bancaria ahorrando costes innecesarios.
    • Etiquetas Postales: G-Socios genera etiquetas postales en los formatos habituales de etiquetas A4 permitiendo la reutilización de pliegos incompletos.
    • Listados: Genera listados en formato pdf.
    • LOPD: Con un solo clic el sistema permite generar un documento personalizado por socio, formateado para su envío en sobre con ventanilla, en el que se le muestran los datos que posee la asociación con el fin de que se corrijan y cumplimenten los datos de cada socio al tiempo que se les solicita las autorizaciones exigidas por la Ley de Protección de Datos.
    • Exportación Excel: Permite exportar las fichas seleccionadas a formato Excel.
    Protocolo
  • Gestión de personalidades públicas y privadas que representan instituciones o desempeñan cargos honoríficos a los que la asociación debe invitar o felicitar en determinados eventos y ocasiones. G-Socios permite la gestión de Grupos de miembros de protocolo (Ayuntamiento, Junta Mayor, etc), la emisión de etiquetas postales ordenadas por entidad, listados y exportación a formato Excel

  • Colaboradores
  • Gestión de las fichas de Personas o Entidades que colaboran con la asociación mediante donativos, publicidad, etc. Mediante la gestión de documentos asociada a estas fichas se puede almacenar logotipos, cartas de agradecimiento, nombramientos, etc... para recuperan en cualquier momento y desde cualquier lugar. Es de gran utilidad adjuntar el logotipo de estas entidades para utilizarlos en carteles, webs, revistas, etc... en los que el colaborador actúa de patrocinador .

  • Proveedores
  • G-Socios nos permite llevar un registro de los proveedores habituales que se solicita a la hora de registrar un gasto y tener una visión desde su ficha del historial de compras y acceso a las facturas, contratos, ofertas y presupuestos que adjuntemos mediante la gestión de documentos integrada.

Gestión Documental

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  • Archivos: Autorizaciones firmadas de la LOPD y documentos particulares de los distintos socios, colaboradores y proveedores

  • Gastos: G-Socios permite adjuntar y recuperar la copia escaneada o fotografiada de cada uno de los registros de gastos de la asociación (facturas, tickets, albaranes, etc).

  • Sociedad: La ficha de la asociación refleja los datos de fiscales de la asociación y permite almacenar y recuperar una copia de los documentos específicos de la sociedad (estatutos, escrituras y cualquier tipo de documento que se necesite salvaguardar)

  • Libro de Actas: Este módulo permite el mantenimiento del libro de actas digitalizado registrando, si se desea, fecha, asistentes, puntos del día y contenido. Además de un pequeño editor de textos para la redacción directa permitirá adjuntar documentos como el borrador original, documentos relacionados, etc.

Comunicaciones

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  • SMS: Permite enviar a los socios seleccionados comunicados, recordatorios, reuniones, etc..
    mediante el envío masivo de SMS que se descontarán de un paquete pre-pago de SMS de la asociación.

  • Mailings: Permite recuperar todas las direcciones de correo electrónico de los socios seleccionados para emitir el correo desde su gestor de correo habitual.

  • Etiquetas Postales: El sistema permite la emisión de etiquetas postales de socios y protocolo para el envío de cartas por correo postal.

  • Recibos: En cuanto a las notificaciones de tesorería el sistema permite emitir recibos personalizados y preparados para su envío mediante sobre con ventanilla para los socios sin domiciliación bancaria.

Gastos e Ingresos

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  • Ejercicios: G-Socios permite indicar en cuantos pagos se realizará la cuota anual y planificar la fecha de emisión de las distintas remesas.

  • Recibos: G-Socios permite generar recibos con la frecuencia que necesita la sociedad y con tanta diversidad de cuotas como sea necesaria, generando el fichero bancario con formato estandarizado “cuaderno 19” y recibos preparados para emitir por carta para los socios sin domiciliación bancaria. De forma automática el sistema calculará el importe del recibo dependiendo de la cuota y del saldo en el momento de la generación de recibos, facilitando esta ardua tarea de tesorería.

  • Ingresos y gastos de socios: El sistema permite imputar una deuda o un ingreso a un socio de forma individual cuyo importe variará el saldo del socio.

  • Gastos de la Sociedad: G-Socios permite registrar cada uno de los gastos derivados de la actividad y adjuntar las facturas, ticket o albaranes correspondientes.

  • Ingresos de Colaboradores: G-Socios permite registrar los donativos e ingresos por eventos de los colaboradores o como resultados de actividades lucrativas (loterías, sorteos, torneos, publicidad, venta de artículos, etc...)

  • Balance: Gracias al registro de las distintas partidas de ingresos y gastos podemos obtener en cualquier momento y de forma inmediata el tedioso balance anual.

Ley Orgánica de Protección de Datos de carácter personal LOPD

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  • LOPD: Para facilitar el cumplimiento de las exigencias de la LOPD G-Socios permite adoptar las medidas necesarias para garantizar el tratamiento confidencial de los datos y facilitar la emisión y custodia de los registros firmados por los socios autorizando a la asociación.

  • Socios: Con un solo clic el sistema permite generar un documento personalizado por socio, formateado para su envío en sobre con ventanilla, en el que se le muestran los datos que posee la asociación con el fin de que se corrijan y cumplimenten los datos de cada socio al tiempo que se les solicita las autorizaciones exigidas por la Ley de Protección de Datos.